E-Mails, die Sie Ihren Hotelgästen senden sollten

Von der Buchung bis zum Auschecken – E-Mails sind eine Erweiterung Ihrer Rezeption. Sie versorgen Ihre Gäste nicht nur mit wichtigen Informationen rund um ihren Aufenthalt. Sie helfen Ihnen auch dabei, Ihr Hotel zu vermarkten und eine Beziehung zu Ihren Gästen aufzubauen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten E-Mails, die Sie Ihren Hotelgästen schicken sollten.

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Das Wichtigste in Kürze: 

  • E-Mails sind ein wichtiges Instrument für die Vermarktung Ihres Hotels und sorgen dafür, dass Sie mit Ihren Gästen in Kontakt bleiben.
  • Das Versenden von E-Mails an Ihre Gäste ist besonders wichtig nach dem Buchungsprozess, vor der Ankunft und nach dem Auschecken aus Ihrem Hotel.  
  • Um ehemalige Gäste zu binden und sie zu motivieren, wieder in Ihr Hotel zurückzukehren, sollten Sie ihnen regelmäßig Werbemails schicken. 

5 Arten von E-Mails, die Sie Ihren Gästen schicken sollten 

1. Buchungsbestätigung

Dies ist die E-Mail, die Ihre Gäste erhalten, nachdem sie eine Buchung vorgenommen haben. Sie enthält relevante Details über ihren Aufenthalt, einschließlich:  

  • Kontaktinformationen der Gäste
  • Buchungsnummer
  • Datum des Aufenthalts
  • Anzahl der Gäste
  • Anzahl der Zimmer
  • Zimmertyp
  • Aufschlüsselung der Kosten (einschließlich des Gesamtbetrags, des gezahlten Betrags und der Steuern)
  • Stornierungsbedingungen
  • Bedingungen und Konditionen

Die Buchungsbestätigung per E-Mail gibt Ihren Gästen nicht nur die Möglichkeit, ihre Angaben zu verifizieren, was zu weniger Missverständnissen und Nachfragen führt. Sie hilft auch, eine Beziehung zu Ihrem Gast aufzubauen und vermittelt einen seriösen Eindruck.

2. E-Mail zur Abfrage von Gästepräferenzen oder Upselling-E-Mail 

Diese E-Mail ist wichtig, um die Vorlieben Ihrer Gäste zu erfahren, bevor sie anreisen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie fragen könnten: 

  • Haben sie gesundheitliche Probleme, über die Ihre Mitarbeiter Bescheid wissen sollten?
  • Benötigen sie besondere Vorkehrungen, wie einen Rollstuhl?
  • Möchten sie vom Flughafen/Ankunftsort abgeholt werden?
  • Gibt es besondere Annehmlichkeiten in ihren Zimmern, die sie haben möchten? 
     

Sie erfahren nicht nur etwas über die Bedürfnisse Ihrer Gäste, sondern können diese E-Mail auch nutzen, um Upselling zu betreiben. So können Sie beispielsweise eine Liste der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen wie Spa- und Wellness-Pakete sowie Verpflegungsangebote bereitstellen. 

3. Pre-Arrival-E-Mail 

In der Regel wird diese E-Mail eine Woche vor dem Check-in verschickt. Ziel ist es, die Vorfreude Ihrer Gäste zu steigern. Die Mail sollte die Reisenden an die Details ihres bevorstehenden Aufenthalts erinnern und zusätzliche Informationen über Ihre Einrichtungen enthalten. Sie können zum Beispiel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Zugang zum Zimmer und für die Parkplatzsuche beifügen. Ebenso können Sie Ihre Gäste über Angebote oder Ermäßigungen informieren, die sie während ihres Aufenthalts in Anspruch nehmen können. Aber auch Ausflugsziele machen sich immer gut. 
 
Weitere Ideen, um die Gästezufriedenheit schon vor dem Besuch zu steigern, finden Sie in unseren

Tipps zur Pre-Stay-Kommunikation  

4. Post-Stay-E-Mail 

Die Beziehung zu Ihren Gästen endet nicht, wenn sie auschecken. Um die Erfahrung Ihrer Besucher positiv abzurunden, empfiehlt es sich, ihnen innerhalb von drei Tagen nach dem Check-out eine Dankes-E-Mail zu schicken. 
 
In dieser E-Mail können Sie Ihre Gäste auch bitten, ihr Feedback zu ihrem Aufenthalt abzugeben. Viele Informationen zum Thema Bewertungen finden Sie hier:

Reputations - Management

5. Winback-E-Mail

Da es wesentlich teurer ist, einen neuen Gast zu gewinnen als einen bestehenden zu halten, legen viele Hoteliers großen Wert auf den Aufbau langfristiger Gästebeziehungen. Zu diesem Zweck versenden sie regelmäßig Werbemails, um ihre Marke im Gedächtnis ihrer Kunden zu halten. Diese E-Mails können Preisnachlässe oder Sonderangebote für besondere Anlässe, aber auch News zu Ihrer Unterkunft enthalten. 

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